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Der Gang zum Posteingang

– Wie mit E-Mails umgehen?

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Der E-Mail-Posteingang ist für viele von uns Büro-Arbeiter*innen so etwas wie die tägliche Nemesis. Das Mail-Postfach ist geradezu synonym für Zeitverlust, Ablenkung und Stress. Kein Wunder, werden doch weltweit jeden Tag etwa 300 Milliarden (!) E-Mails versandt und empfangen -im Posteingang, oder wie immer Ihr Mail-Programm diesen Ordner auch nennt.

Studien zufolge verbringen Menschen, die überwiegend am Computer arbeiten, bis zu 6 Stunden ihrer täglichen Arbeitszeit im E-Mail-Posteingang. Über 40% haben bereits einmal versucht, die aufgewandte Zeit für die elektronischen Nachrichten zu reduzieren, nur 5% geben an, dies dauerhaft geschafft zu haben.

Die Bearbeitung und die Ablage von E-Mails: Ihr Inhalt und die Übersicht über die Nachrichtenfülle ist für viele Menschen nach wie vor eine zentrale, tägliche Herausforderung. Und keine noch so ausgefeilte Software hat daran bisher etwas ändern können.

E-Mail-Posteingang

– Der meistgehasste Ordner

Der Posteingang ist damit wohl der am meisten gehasste Ordner auf dem eigenen Rechner, egal ob in Outlook oder einem anderen E-Mail-Programm gearbeitet wird. Und trotz der steigenden Anzahl an digitalen Kommunikationsmitteln und Werkzeugen, die versprechen, die E-Mail-Last zu lindern und den Gang in den Posteingang irgendwann überflüssig zu machen, ist nicht in Sicht, dass die E-Mail aus unserem Alltag verschwindet.

Wir kommen nicht darum herum, uns zu überlegen, wie wir den Gang in den Posteingangs-Ordner so effektiv und effizient wie möglich gestalten. Wie aber gehen wir vernünftig mit unseren E-Mails um? Was können wir tun, um das Nachrichten-Postfach seinen Schrecken zu nehmen und als ganz normale Aufgabe effizient in unseren Tag zu integrieren?

PDF E-Mails & E-Mail-Posteingang

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Wie gehe ich mit meinen E-Mails und meinem Posteingang so um, dass ich die Mails beherrsche und nicht sie meinen Tag? Wie richte ich mein E-Mail-Programm ein und leere meinen Posteingang effizient? Was mache ich mit meinen E-Mails im Urlaub?

Inhalt: E-Mails & E-Mail-Posteingang
  • Seite 04: Der E-Mail-Posteingang
  • Seite 07: E-Mail-Programme
  • Seite 11: Posteingang aufräumen
  • Seite 14: Posteingang verwalten
  • Seite 16: Die Angst vor der verlorenen E-Mail
  • Seite 18: E-Mails im Urlaub

Strategien für den Posteingang

– Was nicht funktioniert

Es gibt Menschen, die entkommen dem Problem E-Mail-Posteingang insofern, als E-Mails für sie einfach eine sehr geringe Relevanz besitzen. Konsequenterweise ignorieren sie den Inhalt ihres Posteingangs mit gutem Gewissen. Allerdings kenne ich nur sehr wenige, auf die das zutrifft.

Häufiger unter uns sind diejenigen, die ihren Posteingang zwar tagelang ignorieren, aber nicht, weil sie können, sondern aus purer Notwehr und mit schlechtem Gewissen. Dann gibt es die, die auf Teufel komm’ raus das tägliche Rennen zwischen sich und den eintreffenden E-Mails zu gewinnen versuchen und dabei viele, viele Stunden im Posteingang verbringen. Zu denjenigen gehörte ich fast das erste Jahrzehnt meines Arbeitslebens.

Und was haben wir nicht alles versucht, um das zu ändern: Wir haben versucht, firmeninterne Mails durch Task-Management-Systeme abzuschaffen, nur um nach 3 Tagen 2 Probleme am Hals zu haben (Posteingang UND Task-Management-Software). Mein Partner in der damaligen Firma hat sich irgendwann vor lauter Verzweiflung ein Outlook-Plugin programmiert, das den Zugang zum Posteingang nur alle 3 Stunden freigab. Sie können sich vorstellen, was das gebracht hat.

Beiträge im Blog

Strategien für den Posteingang

 – was funktioniert

Heute glaube ich zumindest eines mit Sicherheit sagen zu können: Der Anfang, der E-Mail-Flut und damit dem Posteingang Herr zu werden, liegt weder in der Technik noch in der Beeinflussung des E-Mail-Aufkommens – obwohl beides helfen kann.

Den Anfang muss der Benutzer machen, indem er einen Weg findet, die Nachrichten so zu bearbeiten, dass diese Tätigkeit nicht ein bestimmender Faktor seines Arbeitstages ist, sondern die Zeit, die bei der Bearbeitung von E-Mails draufgeht, dem Stellenwert der Nachrichten für die eigene Arbeit entspricht.

Unter Umständen kann sich dabei herausstellen, dass die E-Mail vom Feind zum Freund mutiert. Aber zunächst einmal gilt es, den Posteingang vom Schreibtischdiktator wieder auf Werkzeuggröße zurechtzustutzen. Denn Sie setzen sich ja auch nicht in Ihrem Briefkasten, um zu arbeiten, oder?

Die Posteingangs-Strategie, die mich gerettet hat, nennt sich “LEAD” und was es damit auf sich hat, erläutere ich in dem folgenden Video:

Agilemen_Lead-Methode

Selbstorganisation vertiefen

oder weitere Fragen?

Wie Sie sinnvoll mit Ihren E-Mails sowie Ihrem Posteingang umgehen und sich nachhaltig effektiv selbst organisieren, ist ein Schwerpunkt in unseren Seminaren und Online-Kursen. Wenn Sie also mit dem Thema ernst machen wollen, lade ich Sie ein, sich unsere Angebote näher anzusehen: 

Offene Seminare in Berlin 

Offene Seminare Online (Live-Videokonferenzen) 

Online-Kurs (E-Learning)  

Wenn Sie Fragen zum Thema “E-Mails” oder allgemein im Bereich Selbstorganisation/Zeitmanagement haben oder gern meine Ansicht zu Ihrer konkreten Situation hätten, schreiben Sie mir an info@agilement.de​. Wenn ich kann, helfe ich gern weiter!

Dr. Andreas Kellner

Dr. Andreas Kellner