AGILEMENT Onboarding
Nach dem Seminar 2:
Einrichten & Abschalten
Hast Du manchmal das Gefühl, dass Dein Computer, Dein Telefon und all die anderen Helferlein Dich kontrollieren? Dann ist die gute Nachricht: Damit ist ab heute Schluss.
Heute ist die Grundeinrichtung Deiner wichtigsten Werkzeuge dran, mit einem einzigen Ziel: Du holst Dir die Kontrolle zurück.
Aufgabe heute:
Einrichten & Abschalten
Von den vielen Dingen, die uns vom konzentrierten Arbeiten und damit vom Erreichen unserer Ziele abhalten, ist eine unsinnige (meist ungewollte) Einrichtung unserer Arbeitswerkzeuge vermutlich das unnötigste.
Klar nervt es die meisten von uns, sich mit „der Technik“ auseinanderzusetzen, aber der Punkt ist: Einmal vernünftig gemacht und dann ist erst einmal Ruhe. Gehen wir es also Schritt für Schritt an.
Konkrete Schritte (=Checkliste)
1. Telefon/Handy: AB/Mailbox einrichten, damit Du nicht immer ans Telefon musst, sondern zuverlässig zurückrufst, wenn Du es willst.
2. Kalender: Nur ein Kalender, nicht mehrere! Egal ob auf Papier, im E-Mail-Programm oder sonst wo: Der Kalender muss so funktionieren, dass Du Deine Termine sicher im Griff hast. Suche Dir Dein Werkzeug aus (z.B. Google Kalender, Outlook-Kalender, guter Papier-Planer) und benutze es von jetzt an konsequent und exklusiv.
3. Dem Computer das Maul stopfen: Keine Hinweis-/Warntöne, keine Pop-ups. Direkt alles ausschalten, ohne Ausnahme. Außerdem: Automatische Updates beim Abschalten einrichten; keine Unterbrechungen durch Update-Benachrichtigungen. Wenn Du nicht weißt, wie das geht, frage Google oder lasse einen Profi ran, dem Du vertraust.
4. E-Mail-Programm vernünftig einrichten: Für die meisten von uns ist das E-Mail-Programm (oder der Webmailer, z.B. Gmail) zumindest ein unverzichtbares, wenn nicht das wichtigste Arbeitswerkzeug. Das heißt auch, dass ein schlecht eingerichtetes E-Mail-Programm ein besonders hohes Störpotential für konzentriertes Arbeiten besitzt.
Demnach: Einmal vernünftig einrichten, max. 1 Stunde investieren, die sich innerhalb einer Woche ausgezahlt haben wird:
- Outlook-Einrichtung
- Gmail-Einrichtung
- andere Mailanwendungen: analog zu den Empfehlungen für Outlook behandeln, soweit es geht
Zu vermeidende Fehler:
Dein Bedarf zählt, nichts anderes: Lasse Dir von niemandem erzählen, welche tollen neuen Werkzeuge Du brauchst, um Deine Arbeit noch besser (oder „fast von allein“) zu erledigen.
Die Beweislast ist immer beim Werkzeug. Nur wenn Du wirklich herausgefunden hast, dass Deine Bordmittel nicht reichen, um das zu tun, was Du tun willst oder musst, darf ein neues Gerät/Programm/etc. den Beweis seiner Nützlichkeit antreten.
Nicht Sammeln: Wenn ein neues Werkzeug/Programm/eine neue App Dich nach einem Monat Nutzung immer noch ärgert/nicht ordentlich funktioniert oder Du es noch immer nicht benutzt hast, dann weg damit!
Wenn Du heute nur eine Sache mitnimmst,
dann:
Telefoniere – wenn möglich – nur dann, wenn Du es willst. Für alle anderen Zeiten (in denen Du konzentriert arbeitest) gibt es Anrufbeantworter und Mailboxen. Richte sie entsprechend ein und rufe dann zuverlässig und geplant zurück.
Glückwunsch! Heute hast Du sehr viel unnötigen Ballast verloren und Dir eine gute Ausgangsposition verschafft, um künftig mehr konzentrierte Arbeitszeit zu haben.
Morgen geht es ans Eingemachte, denn ab morgen wirst Du jeden Tag einen leeren Posteingang haben. Den ersten Schritt dahin hast Du bereits getan und Dein E-Mail-Programm eingerichtet.