AGILEMENT Onboarding
Nach dem Seminar 7:
Den Tag sinnvoll planen
Ganz platt gesagt: Wenn Du Deinen Tag nicht planst, tun es andere für Dich. Das Tagesgeschäft wartet nicht und die wirklich frei verfügbare Zeit ist bei den meisten von uns – neben Meetings, Terminen und Co. – ohnehin (sehr) begrenzt.
Pläne funktionieren nicht immer. Aber wenn Du die Entscheidung über das, was Du heute tun wirst, dem Zufall, dem täglichen Wahnsinn oder Deiner:Deinem Vorgesetzten überlässt, dann wirst Du an den meisten Tagen wenig bis nichts von dem getan haben, was Du eigentlich tun willst.
Also: Nehme – soweit Du eben kannst – die Kontrolle über Deinen Tag in Deine eigenen Hände und fange an zu planen.
Aufgabe heute:
Den Tag sinnvoll planen
Ein Tagesplan macht nur wirklich Sinn, wenn er eine gewisse Verbindlichkeit hat – deswegen planen wir für einen Tag und nicht für eine Woche -, und wenn er so komplett ist, dass Du Dich wirklich nach ihm richten kannst.
Konkrete Schritte (=Checkliste)
1. Entscheide, wo Du planen willst. Zwei Orte liegen auf der Hand: Dein (digitaler) Kalender oder ein Blatt Papier. Ich bin von der Papier-Variante überzeugt, daher spreche ich ab jetzt davon. Du kannst das Vorgehen aber auch z.B. in Deinem Google- oder Outlook-Kalender anwenden.
2. Lade Dir hier den Tagesplan-Vordruck und den „Spickzettel“ herunter und drucke beides aus (den Tagesplan-Vordruck am besten gleich mehrfach). Wenn Dein Tagesablauf nicht in das vorgegebene Stundenraster passt – z.B. wenn Du eher spät anfängst, dafür abends oft bis nach 20 Uhr arbeitest -, dann kannst Du Dir hier mit der XL-Datei Deinen eigenen Tagesplan-Vordruck erstellen.
3. Hänge Dir den Spickzettel an die Wand, nehme Dir einen Tagesplan-Vordruck und lege los. Die genauen Schritte kannst Du in der Schnellanleitung zum Tagesstart nachlesen.
4. Wenn der Plan fertig ist, lege ihn Dir auf den Schreibtisch (oder packe ihn ein, wenn Du unterwegs bist) und fange an.
Ab morgen:
5. Schaue Dir den Tagesplan-Spickzettel an. Er ist eigentlich ein „Tagesstart“-Spickzettel. Nehme Dir ab sofort morgens Zeit (Ziel: nicht mehr als 30 Minuten, das wird aber vermutlich nicht beim ersten Mal klappen) und mache
- Deinen Posteingang mit LEAD leer,
- einen Tagesplan,
- wenn Du Zeit zum Abarbeiten von Aufgaben hast, eine priorisierte Aufgabenliste mit Choicing
- und lege anschließend los.
Zu vermeidende Fehler:
Bleibe dran! Auch wenn – gerade am Anfang – viele Pläne nicht ganz aufgehen werden, es lohnt sich!
Wenn Du schon weißt, dass Du morgens keine Zeit zum Planen haben wirst, dann mache nicht keinen Plan, sondern plane am Ende des Tages für morgen vor.
Flexibel bleiben durch Puffer: Wenn Du zu eng planst, muss nur eine kleine Sache dazwischenkommen, und der Plan ist Geschichte. Da eben nicht alles vorhersehbar ist, gehören Puffer und Realismus zu einer guten Tagesplanung.
Wenn Du heute nur eine Sache mitnimmst,
dann:
Nehme Dir vor Beginn des Arbeitstages 5 Minuten Zeit und schreibe auf, was heute ZWINGEND (bitte wörtlich nehmen!) erledigt werden MUSS. Stelle dann sicher, dass Du dafür Zeit hast.
Tag im Griff, Aufgaben klar, Posteingang leer? Dann schreibe mir ein „Ja!“ per E-Mail – es gibt eine kleine Überraschung 😉