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Was ist eigentlich nötig, um das eigene Zeitmanagement auf die Reihe zu bekommen? Platt gesagt: Eine Stoppuhr.

Zeitmanagement heißt: wissen, wie lange etwas dauert

Machen Sie einen Tagesplan? Wenn nein, fangen Sie unbedingt damit an (mehr dazu hier).

Wenn ja, dann kennen Sie sicher das Phänomen, dass Sie anfangs oft falsch einschätzen, wie lange Sie für etwas brauchen. Die Konsequenz ist, dass der Plan nicht aufgeht; Stress entsteht.

Aber haben Sie nicht geplant, um gerade keinen Stress entstehen zu lassen? Sollte der Tagesplan Sie nicht vor der Volkskrankheit des Hinter-der-Uhr-Hinterherlaufens schützen? Jetzt haben Sie sich schon die Mühe gemacht, zu planen und es geht Ihnen trotzdem nicht besser als ohne Plan.

Der Unterschied zwischen Planung und realistischer Planung

Nicht aufgeben, es wird besser, versprochen! Und auch wenn es sich zunächst seltsam anhört:

Einer der größten Dienste, die Ihr Tagesplan Ihnen erweisen kann, ist, Ihnen zu zeigen, dass Sie anders planen müssen.

Das Zauberwort lautet “realistische Planung” und damit sind wir wieder bei der Uhr. Bei jeder Form von Zeitmanagement geht es zunächst darum, herauszufinden, wie lange ich realistischer Weise für eine Aufgabe brauche, die ich einplanen will. Tun Sie das nicht, wird aus dem Plan, je nach Temperament, eine Wunschvorstellung oder ein sanktioniertes Nichtstun.

Das eigene Zeitmanagement testen

Testen Sie sich einmal selbst: Nehmen Sie sich eine Aufgabe vor, die Sie glauben, in 5 Minuten erledigen zu können und stoppen Sie die Zeit, die Sie tatsächlich benötigen. Meine eigene Erfahrung ist, dass man sich zu Beginn um etwa 50% schneller einschätzt als es die Uhr dann zeigt. Bei größeren Aufgaben sind das schnell gewaltige Zeitspannen, die zwischen “Planung” und Realität liegen.

Realistisches Zeitmanagement lernen

Wie also nun vorgehen, um aus Zeitplanung realistische Zeitplanung zu machen? Es gibt aus meiner Sicht zwei Möglichkeiten: Entweder Sie leben mal eine Woche konsequent mit der Stoppuhr. Ja, das nervt, aber es wird sich lohnen. Denn danach sollten Sie einen sehr guten Eindruck davon haben, was Sie in 30 Minuten, einer Stunde usw. schaffen können und was nicht.

Oder Sie wenden eine Woche lang gewissermaßen Ockhams Rasierer an und verplanen für jede Aufgabe das 1,5fache der Zeit, die Sie eigentlich vom Gefühl her dafür einsetzen wollen. Wenn es damit passt, wunderbar. Wenn Sie noch Reserven entdecken, umso besser. Wenn es noch immer zu knapp ist, ist die Stoppuhr vielleicht doch die bessere Variante.

Zeitmanagement: Die Stress-Falle

Egal wie Sie Ihr eigenes Zeitmanagement in den Griff bekommen wollen, an der Präsenz einer Uhr in Ihrem Arbeitsumfeld kommen Sie nicht vorbei. Und Uhren sind, wie Tagespläne, nicht nur wertvolle Hilfsmittel, sondern auch potentielle Stress-Erzeuger. Deshalb noch einmal deutlich:

Beim Zeitmanagement geht es zuallererst um Realismus, nicht darum, jeden Tag bis zum äußersten zu füllen.

Ihr Arbeitsleben ist kein Sprint, sondern ein Marathon, und auch wenn ich der letzte bin, der sich gegen Phasen wehrt, in denen es Schlag auf Schlag geht; auf Dauer ist der Versuch, dem Tag auch die 25. Stunde abzuringen, kein tauglicher Lebensstil.

Und: Pläne schlagen fehl, auch Tagespläne. Ein einziger Anruf kann mein Zeitmanagement für heute komplett erledigen, das ist nun einmal so. Der Plan ist für Sie da, nicht umgekehrt, also ja, bitte planen, aber vor allem realistisch planen.