Gemeinsam Ziele erreichen. Eine Checkliste für die Teamorganisation

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Was braucht es, um im Team produktiv und partnerschaftlich zusammenzuarbeiten? Sowohl im schnelllebigen Projektgeschäft als auch in der langfristigen Zusammenarbeit bilden sich in jedem Team „automatisch“, also durch die Praxis, gewisse Regeln und Abläufe heraus. Meist werden diese nur hinterfragt, wenn es nicht so läuft. – Durchaus zu Recht, denn „Never change a running system“ gilt auch für die Teamorganisation.

Wenn aber Teams neu zusammenfinden, wenn es Probleme gibt oder der Eindruck entsteht, da könnte doch mehr gehen, dann ist es Zeit, sich über die Frage „Wie wollen wir zusammen arbeiten?“ zu verständigen. Und für diese Verständigung ist es oft hilfreich, sie an einer Struktur auszurichten: Was ist wichtig, was nicht? Was kommt zuerst, was danach? Denn:

Genau wie die persönliche (oder: Selbst-) Organisation ist auch die Organisation der Zusammenarbeit im Team kein Selbstzweck, sondern in erster Linie ein Mittel, um erfolgreich, motivierend und im besten Fall mit Freude zusammenzuarbeiten.

Aus langjähriger Praxis hat sich die folgende „Checkliste“ für die Teamorganisation herausgebildet. Wenn Sie Ihnen zusagt, freue ich mich, wenn Sie sie verwenden und für sich anpassen. Wenn Ihnen etwas fehlt, freue ich mich über eine Nachricht an info@agilement.de.

I Was sind unsere Ziele und was müssen wir tun, um diese zu erreichen?

• „Start with Why“: Warum tun wir, was wir tun?
• Ziele und Nicht-Ziele: Wohin wollen wir (und wohin nicht)?
• Der Weg zum Ziel oder Strategie: Wie wollen wir ans Ziel kommen?
• Ziele SMART machen: Was ist realistisch und wann sind wir da?
• Ziele verwalten – so agil (ohne Ballast) wie möglich
• Ins Tun kommen: Wie werden unsere Ziele zuverlässig zu unseren Aufgaben?
• Zeit für Ziele: Wie kommen die Aufgaben, die zum Ziel führen, im Tagesgeschäft zu ihrem Recht?

II Jede/r für sich: Selbstorganisation

• Das „Produktive Minimum“:
  • Wie kommuniziere ich?
  • Wie verwalte ich meine Aufgaben?
  • Wie priorisiere ich?
  • Wie plane ich meine Tag produktiv und realistisch?

III Teamorganisation: Wie arbeiten wir zusammen?

• Rollen im Team: Wer macht was?
• Aufgaben als Weg zum Ziel:
  • Wie entstehen sie?
  • Wo sind sie zu sehen?
  • Wer behält den Überblick?
• Kommunikation vs. konzentrierte Arbeitszeit:
  • Regeln für die Teamkommunikation
  • Kommunikation im Normalfall
  • Notfall/Dringend
  • Erreichbarkeit/Konzentration/Abwesenheit
  • E-Mail-Betreff-Zeilen
  • Kundenkontakt
• Meetings: Wann treffen wir uns und mit welchem Ziel?
  • Produktive Meetings: Wer, was, bis wann?
  • „Daily Stand-up“? Wenn, dann richtig
  • Jour Fixe: Der Rhythmus des Teams
  • Die Kaffeeküche: Informelle Treffen
• Werkzeuge: Was verwenden wir wie?
  • Gemeinsame Aufgaben / Übersicht über Aufgaben
  • Gemeinsame Ablage / Wissensmanagement
  • Alle müssen alles öffnen/lesen können
  • So wenige Werkzeuge wie möglich!

IV Vorangehen & unterstützen: Teamführung

• Führung ist eine Aufgabe!
• Was ist gute Führung?
• Führung und Mitarbeiter:innen-Entwicklung
• Führungsinstrumente

V Wenn es nicht läuft: Probleme und Konflikte lösen

• Intern
• Gegenüber dem Kunden