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Priorisierung

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Priorisierung ist eines der mächtigsten Werkzeuge im Arsenal der Selbstorganisation. Wenn jemand mich fragt, was sie oder er tun solle, wenn er an ihrer/seiner Art zu arbeiten nur eine Sache ändern könne, würde ich vermutlich antworten: Bringen Sie täglich ihre Prioritäten in die richtige Rangfolge und handeln Sie danach.

Warum die Priorisierung von Aufgaben so ein mächtiges Werkzeug ist, wo die Probleme liegen, welche Methode Erfolg verspricht und was die Voraussetzung für effizientes Priorisieren ist, das sind die Themen auf dieser Seite.

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Warum überhaupt Priorisierung?

Es gibt (mindestens) drei Gründe, warum wir uns überhaupt mit der Priorisierung von Aufgaben befassen sollten:

  1. Weil wir praktisch immer mehr Aufgaben auf der Liste als Zeit zur Verfügung haben. Die wenige Zeit, in der nicht ohnehin andere über unsere Zeit bestimmen, sollten wir mit den richtigen Dingen füllen. Also am besten: diejenigen Aufgaben an der Arbeit (oder auch: im Privatleben!) erledigen, die uns wichtig sind. Umgekehrt: Wir kommen gar nicht um das Priorisieren herum, denn wir werden nie für alle Dinge Zeit haben, die wir tun wollen oder müssen.
  2. Weil Priorisierung die vermutlich effektivste Einzel-Maßnahme innerhalb von Selbstorganisation, Zeitmanagement und Co. ist. Wenn Sie Ihre Prioritäten in den Griff bekommen und es schaffen, danach zu handeln, haben Sie bereits sehr viel erreicht. Ich kenne Menschen, die allem Anschein nach im Chaos leben, aber dennoch extrem erfolgreich (und glücklich) sind, weil sie konsequent priorisieren.
  3. Weil Priorisierung glücklich macht! Dazu mehr am Ende dieser Seite.

Was ist das Ziel

von Priorisierung?

Steve Jobs – der seinen unbestreitbaren Erfolg nicht zuletzt klaren Prioritäten zu verdanken hatte – wird mit dem Ausspruch zitiert: “I’m as proud of what we don’t do as I am of what we do.” Übersetzt etwa: Ich bin genauso stolz auf die Dinge, die wir nicht tun, wie ich auf die bin, die wir tun. Priorisierung ist genau das: Den Dingen, die wir tun wollen, den Aufgaben, die uns wichtig sind, überhaupt eine Chance zu geben, erledigt zu werden. Und das bedeutet oft, aus den richtigen Gründen etwas anderes nicht zu tun.

Priorisierung hat insofern viel mit einem realistischen Blick auf uns selbst zu tun: Es ist nun fast so etwas wie ein Prinzip der Gegenwart, dass wir mehr Aufgaben haben als Zeit zur Verfügung. Und da wir die Zeit nicht überlisten werden, ist alles, was wir tun können, die Zeit, die wir haben, so sinnvoll wie möglich zu füllen.

“Natürliche Priorisierung”

Es gibt Menschen, die haben das Prinzip “First things first”, das jeder Priorisierung zugrunde liegt, irgendwie automatisch im Blick. Sie erledigen regelmäßig vor allem die Aufgaben, die ihnen wichtig sind, oft mit großem Erfolg. Das interessante ist, dass dieses scheinbar so ungleich verteilte “Naturtalent” in puncto Prioritäten eigentlich uns allen zueigen ist. Um mal einen etwas größeren Bogen aufzuspannen (keine Sorge, wir bleiben beim Thema!): Unser Gehirn ist in wenig anderem so gut, wie im Priorisieren. Das muss es auch sein, denn schließlich ist es seit Millionen von Jahren vor allem damit beschäftigt, unser Überleben und dazu die Befriedigung unserer Grundbedürfnisse zu decken.

Dass trotzdem die wenigsten von uns (ich sicher nicht!) sich als konsequente Priorisierungs-Naturtalente bezeichnen würden, liegt nicht daran, dass wir nicht priorisieren können. Die Probleme liegen woanders.

Was hindert uns

am Priorisieren?

Hand aufs Herz: Wie oft nehmen wir uns die Zeit, um konsequent unsere Aufgaben zu priorisieren? Genau. Aber warum machen sich nur so wenige Menschen Priorisierung zum täglichen Arbeits-Prinzip?
Meiner Beobachtung liegen die Gründe meist in unserer Selbsteinschätzung, einem gefühlt zu hohen Zeitaufwand und einer Form des inneren Widerstands:

“Ich kenne meine Prioritäten auch ohne, dass ich priorisiere”

Kann sein. Was aber, wenn der innere Kompass für Wichtiges und Dringlichkeit eben eigentlich nicht immer funktioniert und ich die falschen Projekte oder Aufgaben angehe? Empfehlung: Die Prioritäten aus dem Kopf aufschreiben, dann eine der unten vorgestellten Methoden zum Priorisieren verwenden und schauen, ob das Ergebnis abweicht.

“Priorisierung ist doch Zeitverschwendung, ich arbeite in der Zeit lieber schon etwas ab.”

Ein ähnlicher Irrglaube, wie der, das Multitasking effizient sei. Bewusste Priorisierung ist nie Zeitverschwendung! Wenn Priorisierung zu lange dauert, habe ich entweder die falsche Methode, oder (viel wahrscheinlicher!) keinen aktuellen Überblick über meine Aufgaben, bzw. gar keine Liste der Dinge, die ich zu tun habe (siehe “Voraussetzungen” im nächsten Abschnitt).

Angst

Klingt seltsam, ist aber so: Konsequentes Priorisieren ist etwas, wovor viele von uns – bewusst oder unbewusst – Angst haben. Denn Priorisierung bringt nicht immer Ergebnisse hervor, die uns angenehm sind. Warum das so ist und wie man da herauskommt, habe ich in den Blog-Artikeln Die Angst vor der Priorisierung und Keine Angst vor der Priorisierung näher untersucht.

Voraussetzungen

für Priorisierung

Damit wir das Priorisierung unserer Aufgaben tatsächlich zu einem Prinzip unserer Arbeit machen, müssen wir dafür sorgen, dass die Hürden für konsequentes Priorisieren – gefühlter Zeitaufwand und innerer Widerstand – so niedrig wie möglich werden.

Die häufigste dieser Hürden ist auch die, die am leichtesten zu beseitigen ist: Das Fehlen einer aktuellen Liste unserer Aufgaben. Anders gesagt: Wo immer wir unsere Aufgaben festhalten, mit welchem Werkzeug wir auch immer unsere To Do-Liste erstellen – analog mit Zettel und Stift, digital mit einer App oder dem Projektmanagement-Werkzeug – wir sollten uns selbst einen riesigen Gefallen tun: Dafür sorgen, dass wir nur eine einzige Liste mit allen unseren aktuellen Aufgaben haben und diese mindestens einmal pro Woche (besser häufiger) ausmisten und aktuell halten.

Der Aufwand für das Führen einer einzigen aktuellen Aufgabenliste ist im Vergleich mit dem Nutzen einfach lächerlich gering. Und einer dieser Nutzen ist, dass wir unsere Aufgaben parat haben, wenn wir priorisieren wollen. Wenn wir uns unsere Aufgaben erst mühsam zusammensuchen müssen, um sie zu priorisieren, dann wird mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit eines nicht stattfinden: Priorisierung.

Die zweite Hürde hängt an der Frage: Was ist die richtige Methode zum Priorisieren? Die erste Antwort auf diese Frage lautet: Egal, ob wir dem Pareto-Prinzip, der Eisenhower-Matrix, der 25.000 Dollar-Methode, Choicing oder einem anderen Ansatz folgen:

Wenn wir bewusst priorisieren, egal wie, ist das immer besser, als wenn wir es nicht tun.

Die zweite Antwort lautet: Fast jede der zahlreichen bekannten Methoden zur Priorisierung funktioniert. Alle haben ihre besonderen Stärken, aber auch ihre Schwächen. Welche Methode uns am ehesten liegt, müssen wir für uns selbst herausfinden. Aus der Erfahrung heraus lassen sich allerdings einige Empfehlungen geben:

Die Eisenhower-Matrix

Priorisierung klassisch

Die Eisenhower-Matrix (auch: Eisenhower-Methode) ist eine Weiterentwicklung der ursprünglich militärischen und noch heute in der Notaufnahme von Krankenhäusern oder bei Katastropheneinsätzen von den Rettungskräften praktizierten “Triage” (Zur Begriffserklärung auf de.wikipedia.org).

Mit der Eisenhower-Matrix bewerte ich meine Aufgaben (oder Ziele) nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit. Jede Aufgabe kann dabei in eine von vier möglichen Kategorien (= Quadranten der Matrix) fallen:

  1. Quadrant: Nicht dringend, nicht wichtig: Diese Aufgaben sollte ich keineswegs angehen.
  2. Quadrant: Dringend, nicht wichtig: Wenn ich die Möglichkeit dazu habe, sollte ich diese Aufgaben delegieren.
  3. Quadrant: Dringend und wichtig: Diese Dinge (Aufgaben, Ziele) sollte ich direkt und selbst erledigen bzw. angehen.
  4. Quadrant: Nicht dringend, aber wichtig: Fest einplanen und später selbst erledigen.

Die Eisenhower-Matrix ist sehr gut geeignet, um die eigene Aufgaben-Liste von unnötigem Ballast zu befreien und Aufgaben zu identifizieren, die besondere Zuneigung benötigen. Sie ist weniger ein Werkzeug zur Erstellung einer Rangfolge von Aufgaben von A-Z, als vielmehr ein sehr gutes Hilfsmittel für eine eher grobe, sichere und schnelle Einteilung von Aufgaben, Projekten und eigenen Zielen.

Details zur Eisenhower-Matrix und ihrer Verwendung habe ich im Blog-Beitrag Die Eisenhower-Matrix zusammengefasst.

Das Pareto-Prinzip

Priorisierung?

Das nach dem italienischen Ökonomen und Soziologen benannte Pareto-Prinzip (auch 80-zu-20-Regel) erfreut sich besonders im Projektmanagement und als “Priorisierungs-Geisteshaltung” einer großen Anhängerschaft. Das Pareto-Prinzip beschreibt eigentlich ein rein statistisches Phänomen, das aber vielen mittlerweile als eine Art Naturgesetz gilt: Die Grundaussage ist, dass 80 % der Ergebnisse eines Vorhabens oder Projekts oft mit 20 % des Aufwands zu erreichen sind, während die restlichen 20 % der Ergebnisse 80 % des Aufwands verschlingen.

Die Schlussfolgerung ist, dass es ineffizient sein kann, ein Projekt oder eine Aufgabe zu 100 % fertigzustellen. Was oft vergessen wird, ist, dass das Pareto-Prinzip nichts darüber aussagt, ob 80 % der Fertigstellung für die Erfüllung der Aufgabe, die Realisierung des Projekts oder das Erreichen des Ziels ausreichend sind. Sprich: Ob das Pareto-Prinzip zur Priorisierung anwendbar ist, oder nicht, muss in jedem Einzelfall erst einmal herausgefunden werden.

Auch das Pareto-Prinzip ist kein Werkzeug, dass es erlaubt, eine Liste von Aufgaben konsequent in eine priorisierte Rangfolge zu bringen. Das Pareto-Prinzip ist allerdings besonders dann eine sehr nützliche Überlegung, wenn eine der folgenden Fragen zur klären sind:

  • Welche Aufgaben eines Projekts sollten zuerst angegangen werden, um mit relativ geringem Aufwand einen schnellen Projekt-Fortschritt zu realisieren?
  • Welche Aufgaben eines Projekts tragen im Verhältnis zum Aufwand, den sie benötigen, zu wenig zum Projektziel bei, um sie anzugehen?

25.000 Dollar-Methode

Priorisierung like a Boss

Die 25.000 Dollar-Methode und das Choicing (siehe unten) haben eines gemeinsam: Sie sind Priorisierungs-Methoden, die direkt auf jede Art von Aufgaben-Liste angewandt werden können und am Ende eine komplette Rangfolge der Aufgaben nach ihrer Priorität ergeben.

Dabei ist die 25.000-Methode insbesondere für Situationen mit hohem Zeitdruck geeignet, in denen entschieden werden muss, welche eine (oder zwei) Aufgaben in der kurzen verbliebenden Zeit noch erledigt werden sollen. Für den täglichen Gebrauch insbesondere mit langen Aufgaben-Listen funktioniert sie ebenfalls, ist aber zeitaufwändig.

Details zur recht amüsante Entstehungsgeschichte und zur Anwendung der 25.000 Dollar-Methode finden sich im Blog-Beitrag Priorisieren wie ein Boss: Die 25.000 Dollar-Methode.

Priorisieren gehirngerecht

Choicing

Choicing ist eine Methode, die die aktuellen Erkenntnisse der Hirnforschung in einen einfachen, schnellen und sogar unterhaltsamen Mechanismus zur konsequenten Priorisierung jedweder Listen nutzt. Sie ist mein Favorit für die regelmäßige Anwendung und kostenlos als Browser-Anwendung mit kurzer Video-Anleitung im Netz verfügbar: www.choicing.org

Vom Glück durch Kontrolle

Ein Gedanke zum Schluss: Egal, wir Sie priorisieren, wichtig ist zunächst einmal, dass Sie es überhaupt bewusst tun. Denn wenn wir unsere Prioritäten den Zufällen des Tagesgechäfts überlassen, stellen wir in den meisten Fällen bald fest, dass das, was wir tun, zu selten mit dem übereinstimmt, was uns wichtig ist und wir oft genug nur die – scheinbare – Dringlichkeit zum Prinzip unserer Arbeit gemacht haben.

Dieser Zustand birgt auf Dauer das Risiko der Frustration; wir fühlen uns fremdgesteuert. Bewusste Priorisierung bewirkt zwar nicht, dass Aufgaben, die wir nicht tun, weil sie uns wichtig sind, sondern weil sie getan werden müssen, verschwinden.

Aber bewusstes Priorisieren bewirkt, dass wir mehr Kontrolle über das, was wir tun erlangen und im Laufe der Zeit mehr Dinge tun, die wir tun wollen, weil sie uns wichtig sind. Und das trägt entschieden zu Zufriedenheit und Glück bei.