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Zwei Fragen zu Beginn: Ist Ihr E-Mail-Posteingang leer? Befinden sich Dinge auf Ihrem Schreibtisch, die dort nicht hingehören? Wenn Sie die erste Frage mit ja, die zweite mit nein beantworten, dann haben Sie das Sortieren vermutlich bereits verinnerlicht oder ohnehin “im Blut”. Glückwunsch!

Für alle anderen: Keine Sorge. Sortieren, der zweite Schritt auf dem Weg zu einem sinnvollen Minimum an Selbstorganisation, ist kein Hexenwerk. Gehen wir es also an.

Sortieren = Ordnung = Übersicht

Ich bin nicht sicher, ob der Stand der pädagogischen Erkenntnisse noch Aussagen wie “Kinder lieben Ordnung” oder “Kindern ist das Sortieren angeboren” erlaubt. Mag sein, dass der Mensch ein Wesen des konstruktiven Chaos’ ist und mit Sicherheit will keiner, der recht bei Verstand ist, in die muffige Zwangsordnung eines 50er-Jahre-Büros zurück.

Dennoch beobachte ich bei meinen Kindern, dass ein (halbwegs) aufgeräumtes Kinderzimmer sie mit Zufriedenheit und Stolz erfüllt und sei es nur, weil sie dann die Dinge, die sie suchen, auch finden. Und darum geht es beim Sortieren:

Ordnung schaffen, am besten bevor Unordnung überhaupt entsteht.

Und zwar nicht als Selbstzweck, sondern als Erleichterung des Lebens: Zeit mit dem Suchen von Dingen zu verbringen nervt. Noch schlimmer aber: Dinge nicht zu finden, Termine oder Deadlines zu verpassen etc., nur weil Ordnung und Übersicht fehlen. Denn Sortieren heißt zweierlei:

Alles, was zu mir kommt, ansehen und dann entsprechend einordnen.

Sortieren = Ordnung schaffen:  Arbeitsplatz, Desktop, Posteingang

Beginnen wir von vorn. Bevor wir Ordnung halten können, müssen wir erst einmal eine (Grund-)Ordnung schaffen. Das bedeutet konkret: Nehmen Sie jedes Ding, egal ob Brief, Stift, Zettel, Telefon, das an Ihrem Arbeitsplatz bzw. Schreibtisch liegt, nacheinander in die Hand und entscheiden Sie:

• Brauche ich es? Nein? Dann Wegwerfen!
• Brauche ich es, aber nicht auf meinem Schreibtisch? Nein? Dann so ablegen, dass Sie es wiederfinden (Registratur/Ablage/aufgeräumtes Schankfach…), wenn Sie es brauchen.

Der Rest darf bleiben. Das geht nicht nur auf jedem Schreibtisch, sondern auch auf Ihrem Computer-Desktop, der – wie der Name eigentlich sagt – auch ein Platz ist, der für diejenigen Dateien reserviert ist, die Sie im Moment, also streng genommen für die Erledigung der aktuellen Aufgabe, brauchen. Auch noch sinnvoll sind Verknüpfungen zu einigen wenigen Speicherorten, die Sie oft verwenden oder gerade heute schnell aufrufen wollen. Bei mir sind das: Papierkorb, Download-Ordner und Ordner mit Material z.B. für das anstehende Seminar, die heutige Präsentation, Konferenz etc. Dezidiert nicht gedacht ist der Desktop für Verknüpfungen zu Programmen. Dafür gibt es die Task-Leiste.

Analog dazu funktioniert auch das erstmalige Aufräumen des E-Mail-Posteingangs, nur dass diese Aufgabe meist eine größere ist. Hierzu empfiehlt sich ggf. Ockhams Rasiermesser, an dieser Stelle habe ich hierzu ausführliche Hinweise gegeben.

Sortieren = Ordnung halten: E-Mail-Postfach täglich leeren

In Anlehnung an einen bekannten (und wahren) Ausspruch könnte man sagen:

Es genügt, nichts zu tun, um aus Ordnung Chaos zu machen.

Da wir uns jeden Tag dem Eingang von telefonischen, physischen und (für viele von uns noch wichtiger) digitalen “Zusendungen” gegenübersehen, ist auch einem ordentlichen Schreibtisch in einer Woche ein chaotischer geworden, im E-Mail-Posteingang geht es noch schneller. Die Methode des Ordnunghaltens ist wiederum: Sortieren. Nehmen wir den E-Mail-Posteingang als Beispiel. Entscheiden Sie für jede eingehende E-Mail:

• Brauche ich die noch? Nein? Löschen!
• Ist eine Aufgabe für mich in der E-Mail? Nein, aber ich will sie später wiederfinden? Ablegen!
• Ist eine Aufgabe für mich drin, die ich in unter 3 Minuten erledigen kann? Direkt erledigen, dann löschen oder ablegen!
• Dauert die Aufgabe aus der E-Mail länger als 3 Minuten? Auf die Aufgabenliste!

Mehr zum sogenannten LEAD-Clearing in folgendem Video:

Die gleiche Logik sollten Sie einmal in der Woche Ihrer To Do-Liste angedeihen lassen. Das führt nicht nur dazu, dass Sie keine Karteileichen mitschleppen, sondern auch dazu, dass Sie den Überblick über Ihre Aufgaben behalten (siehe dazu auch unsere Themenseite “Aufgaben verwalten”). Eine wichtige Voraussetzung für den nächsten Schritt: Planen und Priorisieren.

Weitere Artikel der Serie “4 Schritte zur Selbstorganisation”:

1. Schritt: Reduzieren

3. Schritt: Planen & Priorisieren

4. Schritt: Konzentriert arbeiten